Sekilas Tentang Peruri
Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia atau dikenal dengan nama Peruri, adalah perusahaan milik pemerintah yang bertanggung jawab atas percetakan uang kertas, koin, dan materai di Indonesia. Selain itu, Peruri juga memiliki divisi keamanan digital yang dinamakan Peruri Digital Security. Divisi ini menawarkan berbagai solusi keamanan digital seperti tanda tangan digital, sertifikat digital, dan layanan keamanan terkelola untuk melindungi infrastruktur digital dari ancaman siber.
Tantangan Bisnis
Sejak tahun 2018, Peruri telah mengimplementasikan aplikasi CRM Odoo yang dikembangkan oleh Juke Solutions. Pembangunan aplikasi CRM ini bertujuan untuk mengelola hubungan dengan pelanggan secara lebih efektif dan efisien. Namun, seiring dengan perkembangan bisnis dan ekspansi yang semakin melebar, sistem CRM perlu dilakukan pembaharuan untuk beradaptasi dengan bisnis terbaru di Peruri. Namun, saat ini aplikasi CRM Odoo hanya akan digunakan oleh Peruri sebagai prinsipal dan Peruri Digital Security sebagai distributor layanan solusi keamanan digital. Beberapa tantangan utama yang dihadapi Peruri adalah:
Kurang Optimal dalam Memantau Aktivitas Bisnis
Seiring dengan ekspansi bisnis yang semakin luas, sistem CRM yang digunakan tidak lagi mampu memonitor aktivitas sales, peluang bisnis, data distributor, data reseller, dan data end-customer dengan efektif. Hal ini menyebabkan informasi yang tersebar tidak terkelola dengan baik, mengurangi efisiensi dan efektivitas operasional.
Belum Memiliki Fungsi Untuk Mengelola ”Deal Registration”
CRM yang ada tidak memiliki fitur untuk mengelola proses “Deal Registration” dari distributor dan reseller. Proses penting ini harus diurus secara manual, yang tidak hanya memakan waktu tetapi juga rentan terhadap human error.
Pencatatan Manual dan Pelacakan Leads yang Tidak Efisien
Pencatatan dan pelacakan setiap leads dilakukan secara manual, yang menyebabkan manajemen kesulitan dalam memperoleh status terbaru dari setiap peluang bisnis. Proses yang masih manual ini tidak hanya mengurangi produktivitas tetapi juga menghambat kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan yang cepat dan tepat berdasarkan data yang real-time.
Solusi CRM Odoo by Juke Solutions
Odoo adalah platform ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis open-source yang memungkinkan perusahaan melakukan integrasi berbagai sistem informasi yang dimiliki ke dalam satu platform yang terintegrasi. Salah satu modul Odoo yang akan diimplementasikan untuk menjawab permasalahan Peruri adalah Modul CRM.
Juke Solutions, sebagai mitra resmi Odoo di Indonesia, memberikan solusi komprehensif dengan mengimplementasikan modul CRM yang disesuaikan dengan kebutuhan Peruri. Solusi ini mencakup:
Implementasi Modul CRM dengan Sistem Internal Portal
Solusi ini memungkinkan Peruri untuk melakukan tracking opportunity dengan lebih baik dan mempercepat proses penagihan. Implementasi modul CROM Odoo untuk penggunaan produk digital Peruri. 
Sistem ini menyediakan fitur Overview Real-time untuk menampilkan pipeline penjualan, memungkinkan pemantauan aktivitas sales dan opportunity dengan lebih efektif. Untuk mengoptimalkan akuisisi leads, CRM Odoo menyediakan fitur Lead Generation untuk membuat kampanye otomatis untuk mengirimkan email yang disesuaikan dengan segmen dan aktivitas lead, serta alat SEO, perancang formulir, dan alat testing A/B.
Multi Company Setup
Karena Peruri memiliki beberapa mitra bisnis untuk menunjang penjualan, supaya kondisi penjualan masing-masing mitra dapat terpantau dengan efektif oleh tim Peruri, tim Juke Solutions membuat perusahaan terpisah atau multi company di Odoo untuk principle, distributor, reseller, dan reseller lanjutan, masing-masing dengan fitur yang disesuaikan dengan peran user di Peruri.
Pengaturan ini memungkinkan Peruri untuk melakukan monitor kinerja tim dengan melihat berapa banyak leads yang dikerjakan setiap anggota tim, di tahap mana mereka berada, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan leads melalui pipeline.
Dengan menggunakan Odoo Multi Company, membuat kolaborasi yang lebih efektif. Kolaborasi lebih baik dengan informasi terkini mengenai leads, sales orders, dan invoice. Dashboard dan laporan yang dapat disesuaikan untuk memastikan pengguna memiliki informasi yang dibutuhkan.
Integrasi Dengan SAP
Data Master Peruri yang akan dikelola pada CRM Odoo berasal dari SAP, sehingga perlu adanya integrasi Odoo dengan SAP. Integrasi antara Odoo dan SAP memungkinkan Master Customer and Product di-upload ke Odoo dari data SAP. Jika terdapat customer baru di Odoo, informasi tersebut diberikan kepada admin SAP untuk pembuatan ID Customer. Hal ini untuk memastikan pengelolaan data yang akurat. Sehingga semua data customer dan produk terintegrasi dengan baik antara Odoo dan SAP, memastikan konsistensi dan akurasi data.
Odoo sebagai platform open source memiliki sejumlah keunggulan yang membuatnya ideal untuk integrasi dengan SAP atau sistem lainnya. Pertama, fleksibilitas dan kustomisasi yang ditawarkan oleh Odoo. Tim Juke Solutions dapat menyesuaikan modul dan fitur Odoo sesuai dengan kebutuhan Peruri tanpa menghadapi batasan yang sering ditemui pada perangkat lunak proprietary. Selain itu, fitur open source Odoo memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya lisensi perangkat lunak. Walaupun ada biaya yang terkait dengan implementasi dan pengembangan, total biaya tetap lebih rendah dibandingkan dengan solusi proprietary.
Integrasi dengan berbagai sistem lain melalui API terbuka adalah fitur penting yang memudahkan proses implementasi Odoo. Odoo dirancang untuk mendukung integrasi dengan berbagai sistem lain, termasuk SAP, mempermudah proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL) antara kedua sistem dengan lebih efisien. Selain itu, Odoo memiliki kemampuan untuk diskalakan sesuai dengan pertumbuhan bisnis, sehingga dapat menyesuaikan diri dengan peningkatan jumlah data dan kompleksitas proses bisnis dari usaha kecil hingga perusahaan besar.
Keamanan dan kontrol data juga merupakan aspek penting dari Odoo. Dengan akses penuh ke kode sumber, perusahaan dapat memastikan bahwa standar keamanan terpenuhi dan mengimplementasikan langkah-langkah keamanan tambahan sesuai kebutuhan, memastikan privasi dan kepatuhan terhadap regulasi. Selain itu, Odoo dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain di luar SAP, termasuk perangkat lunak ERP, CRM, sistem manajemen inventaris, dan lainnya, menjadikannya solusi yang sangat interoperable dan fleksibel untuk berbagai kebutuhan integrasi.
Integrasi Odoo dengan SAP memungkinkan perusahaan seperti Peruri untuk mengelola data master secara lebih efisien, memastikan bahwa semua informasi customer dan produk terintegrasi dengan baik, sehingga meningkatkan akurasi dan konsistensi data di seluruh sistem yang digunakan.
Modul Marketing Campaign
Menariknya, CRM Odoo tidak hanya sekedar memantau aktivitas leads, tetapi juga terintegrasi dengan Modul Odoo lainnya yaitu Modul Marketing Campaign. Peruri memanfaatkan modul ini untuk menunjang aktivitas kampanye pemasaran melalui media sosial dan email untuk memaksimalkan proses lead-generation.
Fitur ini meliputi:
- Pelacak URL: Melacak sumber prospek menggunakan pelacak UTM di semua kampanye marketing.
- Lead Scoring Prediktif: Menghitung kemungkinan sukses berdasarkan beberapa kriteria seperti performa masa lalu.
- GeoIP: Mendeteksi negara, negara bagian, dan kota prospek secara otomatis dari alamat IP pengunjung.
- Obrolan Langsung: Mengaktifkan Live Chat di website untuk berbicara dengan pengunjung dan melakukan konversi menjadi prospek.
Pengelolaan Leads & Operasional Bisnis Tumbuh Signifikan dengan Odoo CRM
Sebagai bagian dari transformasi digital, Peruri mengimplementasikan Odoo untuk mengelola produk digital mereka, termasuk Digital Signature dan E-materai. Seluruh proses pra-penjualan dan CRM untuk tracking setiap opportunity, serta proses penagihan ke customer diintegrasikan secara menyeluruh dalam Odoo, dengan data invoice dihasilkan dari informasi portal usage. 
Dengan implementasi ini, Peruri mengalami peningkatan signifikan dalam operasional bisnis. Salah satu manfaat utamanya adalah peningkatan dalam pelacakan leads dan opportunity (tracking opportunity). Setiap adanya opportunity bisnis kini dapat dilacak dengan lebih terstruktur dan mudah dipantau, memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang didasarkan pada data yang akurat dan real-time.
Selain itu, efisiensi penagihan juga meningkat secara drastis. Proses penagihan menjadi lebih efisien dengan data faktur yang dihasilkan dari informasi penggunaan portal, yang mempercepat proses pembayaran dan meningkatkan arus kas perusahaan. Pengelolaan data juga mengalami perbaikan besar, di mana semua data pelanggan dan produk terintegrasi dengan baik antara Odoo dan SAP. Integrasi ini mengurangi duplikasi data dan kesalahan yang mungkin terjadi akibat proses manual, sehingga tingkat keakuratan yang lebih tinggi dalam pengelolaan data.
Melaui dashboard CRM yang disajikan Odoo secara real time, membuat proses pengambilan keputusan lebih efektif dan efisien. Tim manajemen Peruri dapat membuat keputusan yang cerdas berdasarkan data akurat dan real-time. Pemanfaatan fitur forecast pendapatan, analisis performa tim, dan dashboard kustom pada Odoo membantu tim manajemen dalam menggali lebih dalam ke metrik penjualan mereka dan mengembangkan strategi yang lebih efektif.
Peruri Mempercayakan Implementasi Odoo kepada Juke Solutions
Tim Peruri telah mempercayakan implementasi solusi Odoo sejak 2018 hingga implementasi CRM terbaru ini kepada Juke Solutions. Dalam proyek implementasi CRM Odoo yang terbaru ini, tim ahli Juke Solutions berhasil menyelesaikan pengerjaan solusi Odoo CRM dalam waktu 3 bulan. Kami berkomitmen untuk tetap memberikan hasil dan kualitas terbaik dengan efisiensi dan keahlian tim. Kepuasan Peruri dalam bekerja sama dengan Juke Solutions menjadi bukti bahwa kami adalah mitra yang dapat diandalkan dalam transformasi digital.
Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, memiliki mitra yang handal dan berpengalaman dalam implementasi solusi teknologi menjadi sangat penting. Juke Solutions, sebagai mitra resmi Odoo di Indonesia, merupakan penyedia layanan TI yang terpercaya dan professional dengan pengalaman lebih dari 12 tahun. Salah satu bukti nyata dari kepercayaan dan kepuasan klien kami adalah implementasi solusi Odoo CRM untuk Peruri.
